Autores: MSc. Martha M. Ferriol Marchena, Directora de Gestión Documental y Archivos. Lic. Laura R. Sierra Socarras, Jefa del Departamento para la atención Archivos Administrativos.
En el ámbito internacional coexisten organizaciones preocupadas y ocupadas por la preservación del patrimonio documental y de los archivos como garantes del gran caudal de documentos que custodian, en esta línea se inscriben organismos como el Consejo Internacional de Archivos y la Asociación Latinoamericana de Archivos. Con el lema ¨Empoderar a los archivos¨, los organismos anteriormente citados han lanzado una campaña de difusión, potenciando la importancia de los archivos. Cuba como miembro activo de esta última organización se suma a esta iniciativa.
La Dirección de Gestión Documental y Archivos del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (CITMA), se inserta en estas actividades celebrando el XX Aniversario del Sistema Nacional de Archivos, instituido por el Decreto- Ley 221 del 2001 “De los Archivos de la República de Cuba”.
En el marco de esta celebración se exhiben importantes resultados, a destacar, la aprobación en el año 2019, de la Política para el perfeccionamiento del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivo, la que está estrechamente relacionada con el Eje estratégico Gobierno Socialista, eficaz, eficiente y de integración social, el cumplimiento de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social hasta el 2030 (PNDES) y su estrecha correspondencia con los Lineamientos aprobados en el VIII Congreso del Partido, en particular el Lineamiento 89 que establece:
“Avanzar en el Programa para la Preservación de la Memoria Histórica de la Nación y en el perfeccionamiento de los sistemas institucionales de gestión documental y archivos, que permita mantener la memoria corporativa y facilitar su utilización, así como legitimar los derechos ciudadanos y la garantía de la institucionalización, transparencia y acceso a la información.“
La aprobación de la Política para el Perfeccionamiento del Sistema Nacional de Archivo, significó un paso renovador en el quehacer archivístico nacional, propició una nueva mirada de la gestión documental, vista como herramienta para el control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, utilización, conservación y disposición de los documentos; evidencia estratégica para la toma de decisiones de las administraciones, y para la concepción e implementación de los Sistemas de Información y de Control Interno. Este instrumento legal se estructuró en diez (10) principios, con objetivos bien delineados.
La adecuación de la gestión documental a los nuevos escenarios propició la actualización de las normas jurídicas relacionadas con la actividad; eran necesarios nuevos instrumentos legales que suplieran vacíos de información, ambigüedades y contradicciones del corpus legislativo anterior.
El cumplimiento de las nuevas disposiciones jurídicas, permite, modernizar el Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos con la introducción de nuevas técnicas y prácticas gerenciales, que posibilita una adecuada gestión de los documentos en todo tipo de soporte, durante su ciclo de vida.
La Gaceta Oficial No. 55 del 31 de julio de 2020 publicó las disposiciones jurídicas siguientes:
- Decreto-Ley No. 3/2020 Del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba.
- Decreto No. 7/2020 Del Reglamento del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba.
- Resolución 201/2020 Lineamientos generales para la conservación de las fuentes documentales de la República de Cuba.
- Resolución 202/2020 Lineamientos generales para la digitalización de las fuentes documentales de la República de Cuba.
El estudio tanto del Decreto-Ley No. 3/2020 como del Decreto No. 7/2020, permite corroborar la materialización de los 10 principios de la Política para el Perfeccionamiento del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos; se restablece, en el CITMA, la Dirección de Gestión Documental y Archivo con la misión de dirigir y controlar la actividad en el país, como órgano rector estatal del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivo y se incorpora a las Delegaciones Territoriales del CITMA, la función que desarrolla el Grupo para la atención a la Actividad Estatal en los archivos históricos territoriales, creándose los Departamentos o Grupos de Trabajo de Gestión Documental y Archivos.
Por otra parte, los Archivos Históricos provinciales y municipales, surgidos a partir de la década de los años 60, se le subordinan al Archivo Nacional. Llamados a estar en la primera fila para el enfrentamiento a la subversión político ideológica, al custodiar acervos garantía y evidencias documentales que desmontan campañas para desacreditar a la revolución y fuente de estudio de las tradiciones y las raíces culturales.
Se define un programa de gobierno para la creación de los archivos históricos provinciales de Artemisa, Mayabeque y el Archivo de la Revolución, de forma que se garantice la transferencia de documentos establecida en el Decreto- Ley, e incluye los requisitos de control, custodia y preservación, de la documentación generada tanto por los sectores estatal y no estatal, de acuerdo a lo establecido por el órgano rector en materia de gestión documental y archivo.
Se dispone la obligatoriedad de entrega de la documentación generada por las misiones de colaboración en el exterior a las representaciones diplomáticas (jefes de las misiones estatales) y su posterior traslado a Cuba, a fin de garantizar su control, tratamiento y conservación.
Uno de los elementos más novedosos corresponde a la integración de las funciones de gestión documental y archivo a la estructura que atienda o sea responsable de la gestión de la información en las entidades de la administración del estado. Se establece que los sistemas institucionales se integran a la estructura que atiende la gestión de la información en un sistema único y cumplen lo establecido para la protección de la información oficial clasificada y su acceso, así como para el resto de la documentación ordinaria. Representa un gran reto la incorporación de esta función la que, en el plazo de un año, contando a partir de la promulgación en Gaceta de las disposiciones, reorganizan la Oficina de Control de Documentos, en correspondencia con lo establecido en las normativas vigentes sobre la seguridad y protección de la información oficial, del Ministerio del Interior. La integración de las funciones de regulación y control de la documentación ordinaria y la clasificada, permite un enfoque integrador desde la planeación, gestión, trámite, disposición y acceso a las fuentes de información consideradas evidencia veraz de las actividades administrativas y soporte para la toma de decisiones y rendiciones de cuentas.
El control a la documentación resultante de la gestión de los cuadros del Estado y del Gobierno en el ejercicio de sus funciones, durante el proceso de entrega y recepción del cargo, es otra obligación a garantizar por los sistemas institucionales de gestión documental y archivos (SIGDyA), como parte del proceso de entrega y recepción del cargo, refrendado en el articulado.
Establecer medidas administrativas y/o penales, unido al fortalecimiento de los mecanismos jurídicos de protección de la documentación administrativa e histórica, en cualquiera de sus soportes, así como contar con un capítulo que aborda la responsabilidad por daños al Patrimonio Documental de la Nación Cubana y tipificar en leves, graves, muy graves el incumplimiento de las regulaciones para su protección; es uno de los resultados más importantes de las nuevas disposiciones. Define a los jefes de las entidades, los responsables de los sistemas institucionales; el personal encargado de archivos; y a las personas naturales o jurídicas responsables de los archivos históricos, y a los propietarios de archivos personales y particulares, como sujetos obligados a proteger la Memoria Histórica y el Patrimonio Documental de la Nación Cubana. Para ello fue necesario ampliar la definición de Patrimonio Documental en las disposiciones recién aprobadas, al disponer que forman parte de este, los documentos generados por las formas no estatales de producción. Se precisa el Patrimonio Documental de la Nación Cubana como el conjunto de documentos generados o reunidos por las personas naturales y jurídicas estatales y no estatales, en el ejercicio de la actividad y función que desempeñan, que por su valor económico, político, social, científico técnico, legal, cultural, histórico o para la defensa, requieren ser conservados de forma permanente; incluye el Patrimonio Bibliográfico de la Nación Cubana.
Para ser coherentes con este nuevo concepto se crean las Comisiones Provinciales y Municipales de Memoria Histórica, como órganos de coordinación territorial, que preside el Gobernador o el Intendente, según corresponda y se integran por los representantes de la Comisión Nacional de Memoria Histórica que radiquen en la provincia o el municipio, y otros que se decidan por estas autoridades. Tiene entre sus funciones generar orientaciones que permitan a las entidades lograr mayores índices de eficacia, eficiencia y transparencia; propiciar la integración de todos los archivos, y/o personas naturales en función de la protección y difusión del patrimonio documental de cada territorio.
Como elemento novedoso, las disposiciones jurídicas actuales conciben la valoración a partir de la creación y el funcionamiento de un conjunto de comisiones colegiadas, organizadas en un sistema que evalúan los valores de los documentos generados en cada una de las esferas de la administración pública y en correspondencia con ello, proponen al órgano de mayor jerarquía, su conservación permanente o depuración, hasta llegar a la Comisión Nacional o provinciales, que acredita el trabajo anterior y que acuerda la decisión final.
Las Comisiones Provinciales de Valoración Documental y la del municipio especial Isla de la Juventud; están presididas por el Jefe del Departamento o Grupo para la Atención al Sistema de Gestión Documental y Archivos, y el Director del Archivo Histórico Provincial que actúa como Vicepresidente e integradas por especialistas de los sistemas institucionales en el territorio. Tiene entre sus funciones controlar y acreditar la validez de la labor de las comisiones de valoración documental en sus regiones.
Otro elemento a destacar es la jerarquización del proceso vinculado a los postulados de transparencia administrativa, accesibilidad, participación ciudadana y buen gobierno, que postula la administración pública. Se convierte a las comisiones en órganos asesores de gran calado, al sintonizarlas con decisiones sustentadas en definir los plazos de conservación de los documentos, necesidades actuales y futuras del organismo generador de la documentación, ubicación jerárquica, contribución a la memoria colectiva, basada en las estipulaciones legales y reglamentarias, necesidades actuales y futuras de los usuarios, partiendo del análisis del contexto en que se producen los documentos, que puede ser válidos para la misma organización, el entorno legal o el interés de la sociedad, cada vez más gestionada desde el ámbito digital.
La administración pública cubana está inserta en un proceso de adecuación de sus procesos a la automatización, enfocado a un futuro totalmente digital; la que es hoy una asignatura pendiente para la gestión documental en nuestro país, para lo cual ha tenido que actualizar desde el concepto de documento hasta lo que se entiende por buenas prácticas. En el Decreto Ley No. 3 del Sistema de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba, se declara por primera vez el concepto de documento digital, la definición de este concepto representa un avance en cuanto a la gestión de los documentos en este soporte.
Diseñar, en el marco del Programa Nacional de Informatización, un proyecto enfocado a crear capacidades de gestión documental y archivo que garantice la veracidad y preservación de la información en sistemas y aplicaciones informáticas, que se utilizan en la administración pública, es hoy uno de los grandes retos que hemos asumido. De ahí la responsabilidad que asumen los jefes de los sistemas institucionales en determinar los proyectos informáticos con las capacidades tecnológicas, para la gestión documental; las que deben que garantizar interoperabilidad entre los sistemas que gestionan la información, confiabilidad, estándares, principios y los requerimientos de ciberseguridad regulados en la legislación vigente; así como que los datos y la información que se gestionan a partir de las fuentes primarias establecidas, sean veraces, confiables, auténticas, íntegras, oportunas y accesibles a lo largo del tiempo.
La Comisión Nacional de Memoria Histórica cuenta con un Sub Programa de Informatización de los archivos y bibliotecas, con avances en la interconexión de la Red de archivos históricos y la creación por parte de la Universidad de las Ciencias Informáticas UCI, de XABAL Arkheia, software para el manejo de archivos históricos, empelado en entidades archivísticas o afines.
Contempla la informatización de los procesos archivísticos de clasificación, almacenamiento (registro y control), conservación, restauración y descripción. Su funcionamiento se basa en la aplicación de Normas Internacionales tales como la: General de Descripción Archivística (ISAD (G), Registro de Autoridades Archivísticas relativas a Instituciones, Personas y Familias (ISAAR (CPF), Descripción de Funciones (ISDF) y la Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo (ISDIAH).
Entre los resultados obtenidos con la implementación de las nuevas normas jurídicas a un año de su implementación se pueden mencionar:
- Haber recibido capacitación 883 especialistas de 245 entidades (OACES, OSDES, entidades patrimoniales), además se capacitó a los delegados, jefes de departamentos y/o grupos de gestión documental de las delegaciones territoriales del CITMA y a los directores de la Red de Archivos Históricos mediante videoconferencia.
- coordinar con la Escuela Ramal del CITMA cursos y Diplomado en materia de gestión documental y archivos.
- actualizar los programas de estudio del Técnico Medio en Gestión Documental en correspondencia con las nuevas disposiciones jurídicas.
- crear las Comisiones Provinciales de Memoria Histórica en 13 provincias y el municipio especial Isla de la Juventud.
- actualizar la Comisión Nacional de Valoración Documental y crear las provinciales.
- actualizar o elaborar 13 documentos técnicos normativos; 6 Procedimientos, 4 Guías Metodológicas, Manual de Funcionamiento Interno, Cuadro de Clasificación.
- haber realizado 19 asesorías metodológicas a los SIGDyA y revisar documentos técnicos normativos de 10 SIGDyA.
Entre las principales Proyecciones de trabajo hasta el 2030 se encuentraconsolidar:
- los Sistemas Institucionales, con la creación o reorganización de la Oficina de Control de Documentos.
- la aplicación de soluciones tecnológicas que favorezca el intercambio y uso de los documentos digitalizados.
- los procesos de formación y superación técnico- profesional especializada para el logro de recursos humanos con niveles competitivos que aseguren nuevos éxitos y el mantenimiento de los ya obtenidos.
- el aumento de fondos y colecciones a disposición de los usuarios en forma on-line.
A un año de la implementación de las disposiciones jurídicas se evidencia su contribución al empoderamiento de la actividad de gestión documental. Las normativas aportan elementos novedosos a la praxis archivística nacional y se convierten en herramientas indispensables para la conservación del patrimonio documental cubano. La creación de la Dirección de Gestión Documental y Archivos ha demostrado ser un órgano regulador e integrador, que garantiza el funcionamiento de la actividad como sistema.
Bibliografía
Política para el perfeccionamiento del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos. Ministerio de Ciencias Tecnología y Medio Ambiente. (2019)
Programa Nacional de Memoria Histórica. Ministerio de Ciencias Tecnología y Medio Ambiente. (2020)
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