Los documentos son parte inalienable del patrimonio cultural de cualquier nación y los archivos, bibliotecas y museos, son las entidades que tradicionalmente se han dedicado a la gestión y conservación de los documentos.
Sin embargo, es importante recordar la declaración de la UNESCO de 1976 que señala que los archivos “…no sólo representan un testimonio del proceso de desarrollo histórico, cultural y económico de todos los países y constituyen la base sobre la cual se asienta su identidad nacional, sino que también ofrecen importantes documentos que posibilitan a cada ciudadano individual la reivindicación de sus derechos”.
Los documentos constituyen una pieza esencial para legitimar las decisiones en la gestión administrativa, económica, política, social y cultural. Los archivos son generadores de conocimiento, de historia e identidad de nuestra nación.
Como reconocimiento a la relevancia de esta actividad y la labor de sus especialistas, el Consejo Internacional de Archivos designó en 2008, el 9 de junio como Día Internacional de los Archivos. De igual manera. es práctica en numerosos países una celebración nacional con el mismo objetivo.
En nuestro país, desde la aprobación del Decreto-Ley No. 265 “Del Sistema Nacional de Archivos de La República de Cuba” de 10 de abril del 2009, se declaró el 3 de noviembre como Día Nacional del Archivero Cubano en conmemoración al nombramiento oficial del Capitán del Ejército Libertador, Joaquín Llaverías Martínez, como Director del Archivo Nacional de Cuba, quien dedicó 58 años de su vida a la labor de conservación, tratamiento y difusión de los documentos del Archivo Nacional y se mantuvo por 35 años al frente del mismo.
Esta fecha ha sido propicia para destacar a esta figura de nuestra historia de la que no se conoce lo suficiente, y valorar en su dimensión el legado que ha dejado para los especialistas dedicados a la gestión documental y los archivos. Un breve acercamiento a su vida, nos recuerda al Llaverías joven el que se une a la causa independentista, bajo la dirección de patriotas cubanos como Juan Gualberto Gómez y el Mayor General Julio Sanguily.
Con solo 20 años se incorporó en 1895 a la insurrección armada y un año después, se integró al Regimiento “Calixto García” bajo las órdenes del Coronel Emilio Collazo, participando en la lucha hasta el final de la contienda. Por su valentía alcanzó el grado de Capitán del Ejército Libertador.
Al finalizar la guerra, en 1899 le ofrecen una plaza de catalogador en el Archivo Nacional donde; previo examen de suficiencia; fue nombrado por el entonces presidente de la República, Alfredo Zayas, el 3 de noviembre de 1922, como Director del Archivo Nacional.
Fue fundador del Boletín de dicha institución, única publicación de su tipo en el país, y su labor permitió la divulgación de los fondos del Archivo Nacional; entre ellas, Historia de los Archivos en Cuba (1912), Cartas inéditas de Martí (1920), Inventario General del Archivo de la Delegación del Partido Revolucionario Cubano en Nueva York (1892-1898) y Papeles existentes en el Archivo General de Indias relativos a Cuba muy particularmente a La Habana, t. 1 (1512-1578) y t. 2 (1578-1586) (1931).
Propició el intercambio a través del canje de obras históricas y de archivos y tradujo y publicó el libro del norteamericano Theodore Schellenberg, sobre la teoría del ciclo de vida del documento, lo que le valió para implementar las más avanzadas técnicas del momento, a partir de la experiencia internacional.
Su constante preocupación por la formación de los profesionales lo llevó a realizar los primeros cursos con asignaturas tales como: Paleografía y Diplomática, Arquivonomía, Historia de Cuba, Administración y Generalidades Bibliográficas. El primer curso desarrollado en junio de 1948, contó con la asistencia no solo de empleados del Archivo Nacional, sino que se incorporaron funcionarios de dependencias estatales, a los que hoy denominados gestores o especialistas de los archivos de la Administración Central del Estado. En 1952 propuso la creación de una carrera en esta materia, con una proyección, no solo para Cuba, sino también para el resto de los países de América Latina.
Presidió además la Comisión Organizadora del Primer Congreso Internacional de Bibliotecarios, Archiveros y Conservadores de Museos del Caribe, celebrado en La Habana en 1942 que efectuó importantes recomendaciones a los gobiernos del área en cuanto a legislación, conservación y tratamiento de los documentos.
En noviembre de 1948, Llaverías fue nombrado Delegado del Ministro de Educación de entonces, para hacerse cargo del Archivo Museo de la Casa Natal del Apóstol, responsabilidad que ostentó hasta noviembre del año 1952 y que desempeñó con celo y diligencia.
En honor a su legado, el gremio de archiveros de Cuba ha continuado la tradición de trabajo para la preservación de documentos, avalada por 11 disposiciones jurídicas emitidas durante la etapa colonial y 16 antes de enero de 1959. Luego del triunfo de la revolución fueron emitidas otras tres nuevas disposiciones legales, entre ellas, el Decreto-Ley 221, del 8 de agosto del 2001, mediante el cual quedó constituido el Sistema Nacional de Archivos.
La creación del Programa Nacional para la Preservación de la Memoria Histórica y la aprobación del Decreto-Ley No.3/2020: “Del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba” constituyen un punto de inflexión importante para la legitimidad de los procesos asociados a la gestión y preservación documental, pues mediante su articulado se definieron los procedimientos para la gestión documental de los sistemas institucionales; se hace referencia a las aplicaciones informáticas y
la administración de documentos electrónicos; a la superación y capacitación del capital humano; a la seguridad y salud de los trabajadores de archivos y por primera vez se describen los diferentes tipos de daños que pueden sufrir los documentos; se precisan las responsabilidades penales por causar estos daños y se definen las penalidades a imponer en esos casos.
El propósito esencial e inestimable del Programa Nacional de Memoria Histórica es la protección del patrimonio documental como uno de los tesoros de la nación y un pilar en la construcción y reafirmación de la identidad cultural. Así mismo, junto a la conservación del patrimonio documental que heredamos, la
protección y tratamiento de la documentación más reciente es igualmente imprescindible.
En consecuencia, la Dirección de Gestión Documental y Archivos (DGDyA) en representación del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (Citma), organiza desde el año 2023 la Jornada
CUBARCHIVOS, prevista desde el 9 de junio, Día Internacional de los Archivos, hasta el 3 de noviembre, Día del Archivero Cubano.
En esta Jornada se incluye la celebración de:
– 9 de junio: Día Internacional de los Archivos, fecha en que se creó el Consejo Internacional de Archivos (ICA), en 1948 1 .
– Julio: Creación del Programa Nacional de Memoria Histórica
– Agosto: Creación del Sistema Nacional de Archivos
– 28 de septiembre: Día Internacional de Acceso Universal a la Información.
– 24 de octubre: Día Internacional de las Bibliotecas
– 27 de octubre: Día Internacional del Patrimonio audiovisual.
– 3 de noviembre: Día del Archivero Cubano.
En cada ocasión el objetivo expreso es:
-Promocionar el Programa de Memoria Histórica existente en nuestro país para la preservación del patrimonio documental.
-Elevar y fomentar una cultura de percepción, sensibilización y nivel de conocimiento de la población para la conservación de la Memoria Histórica.
-Reconocer a instituciones y personalidades que honran la profesión de gestores documentales, archiveros y conservadores del patrimonio documental de la nación.
-Reconocer la labor del Citma, a través de la DGDyA en la organización, asesoría y control del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos.
-Reconocer el trabajo de la Comisión Nacional de Memoria Histórica, así como las provinciales y municipales.
-Divulgar las legislaciones y metodologías relacionadas con la gestión documental y los archivos.
-Promocionar las acciones de dinamización cultural de los archivos históricos con las colecciones y fondos documentales de alto valor patrimonial.
-Incidir en la importancia de registrar los documentos de valor patrimonial en el Registro del Fondo Estatal de Archivos y en el Registro de Memoria del Mundo, de la UNESCO, según su alcance.
-Concientizar en la importancia de la preservación de documentos de valor histórico en manos de particulares.
-Promocionar las buenas prácticas para el acceso a la información a las personas en situación de discapacidad.
-Promocionar eventos teóricos, talleres, coloquios y paneles a efectuarse en todos los territorios, relacionados con la actividad.
-Incentivar y motivar entre los estudiantes la posibilidad de optar por carreras directas o afines a la gestión documental y la archivística y divulgar el quehacer de las instituciones formadoras de técnicos y profesionales de la gestión documental.
En el 2024, se efectuaron además, innumerables actividades relacionadas con la gestión y preservación del patrimonio bibliográfico, documental, audiovisual y el acceso universal a la información pública. En todo el país se desarrollaron encuentros académicos, jornadas de puertas abiertas, conferencias,
exposiciones, concursos, visitas guiadas, encuentros con estudiantes que cursan la especialidad de Técnico Medio en Gestión Documental, campañas de comunicación y difusión en redes sociales y medios convencionales, y otros actos conmemorativos organizados y dirigidos por las Delegaciones Territoriales del Citma.
Luego de los primeros cuatro años de creada la Dirección de Gestión Documental y Archivos, el Día del Archivero Cubano se ha convertido además, en una oportunidad para exhibir algunos de los resultados alcanzados en cumplimiento del Programa Nacional de Memoria Histórica. Por ejemplo:
- Las 15 Comisiones Provinciales de Memoria Histórica están creadas y en funcionamiento activo, y se completaron las 168 Comisiones Municipales de todo el país.
- La actividad de gestión documental y archivos en las secciones municipales del Citma comenzó a ser atendida de manera particular, por un especialista.
- Se realizaron más de 1 100 acciones de asesoramiento en los temas de gestión documental y archivo a las organizaciones del país y más de 700 acciones de capacitación.
- Fueron implementados los 32 (100%) Sistemas Institucionales de Gestión Documental y Archivos en los órganos, organismos, entidades nacionales y más 70% tienen actualizados o están en proceso de actualización de los documentos técnicos normativos que rigen la actividad.
- Se ha incrementado la digitalización de fondos documentales (1 238 661 ítems) a pesar de las limitaciones existentes, principalmente en entidades patrimoniales.
- El 100% de los Sistemas Institucionales cuenta con locales destinados para depósitos de archivo, y más del 70% tienen implementados y actualizados los Planes de Conservación.
Preventiva y de Reducción de Riesgo de Desastres
- Se creó un Programa Sectorial de Gestión Documental para la ejecución de proyectos de investigación, como parte del cual culminó el Proyecto: “Marco para la gestión documental en el
escenario de la transformación digital en Cuba”. - Se iniciaron y/o concluyeron obras de mantenimiento a instalaciones de archivo.
- Fueron creadas salas de consulta de documentos en algunos museos de los territorios.
- Se han incrementado los servicios en los Archivos Históricos y las acciones de reconocimiento del capital humano que atiende la actividad.
- Comenzó el trabajo de identificación de las personalidades en los territorios y la localización de sus documentos de valor histórico.
- En varias provincias se han organizado y efectuado talleres, eventos o jornadas académicas sobre la actividad.
- Se inscribió la colección de documentos de Carlos Manuel de Céspedes del Archivo Nacional en el Registro Nacional Memoria del Mundo de la UNESCO y fue presentada la Colección Julián del Casal para su inscripción en el Registro Regional.
- Se reconocieron en el Registro Internacional Memoria del Mundo, la Colección de Actas Capitulares de La Habana, de la Oficina del Historiador y la Colección de Carteles del ICAIC.
- Fue aprobada la primera Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
La celebración del Día del Archivero Cubano es ocasión propicia para contribuir a elevar la conciencia y la cultura archivística en todas las instituciones, organismos, entidades y la sociedad en general; romper estereotipos sobre el rol que asumen los archivos y sus especialistas en la transparencia y el buen gobierno, y redimensionar el papel de los archivos como soporte legítimo de la continuidad histórica de la nación.
Referencias Bibliográficas
– Fondo Archivo Nacional, Archivo Nacional de la República de Cuba.
– Dirección de Gestión Documental y Archivos (2024). Informe de Balance Anual.
– Gaceta Oficial de la República de Cuba (2020). Decreto-Ley No. 3/ 2020 Del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba.
– Gaceta Oficial de la República de Cuba (2020). Decreto No. 7/ 2020 Reglamento del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos.
– Llaverías, Joaquín (1949). Historia de los Archivos de Cuba.
Autoras: MSc. Martha Ferriol Marchena
MSc. Maryuska Hernández Reyes