“Hay que crear una cultura de conservación de la memoria histórica…”.
Miguel Díaz-Canel Bermúdez
Diciembre, 2019
Autoras:
Martha Ferriol Marchena. Directora de Gestión Documental y Archivos/ CITMA
Maryuska Hernández Reyes. Jefa del Departamento para la atención Archivos Históricos. DGDyA/ CITMA
El término patrimonio tiene un amplio significado, abarca desde los bienes propios de
una persona o institución, hasta el conjunto de objetos de valor histórico o artístico
perteneciente a un país. Existen varios tipos de patrimonio, entre los cuales destaca el
patrimonio cultural, considerado como…“aquellos bienes que son la expresión o el testimonio de la creación humana o de la evolución de la naturaleza y que tienen especial
relevancia en relación con la arqueología, la prehistoria, la historia, la literatura, la
educación, el arte, la ciencia y la cultura en general” 1 y que “comprende las obras de los
artistas y sabios, así como las creaciones anónimas surgidas del alma popular y el
conjunto de valores que dan un sentido a la vida. Las obras materiales y no materiales que
expresan la creatividad de ese pueblo: la lengua, los ritos, las creencias, los lugares y los
monumentos históricos, la literatura, las obras de arte, las bibliotecas y los archivos”2.
Los archivos y los documentos que en estos se atesoran han sido, son y serán, una
importante fuente de información cultural, histórica y científica para estudiosos e
investigadores, pero además constituyen elementos indispensables para el ejercicio del
poder por parte del Estado y de los ciudadanos, pues forman parte fundamental de la
memoria institucional, social y nacional.
El valor de las fuentes documentales está ligado al carácter único de los documentos, dado por su autenticidad y su integridad. Estos constituyen “…el testimonio fehaciente de la
memoria colectiva,…el sistema de control por antonomasia de los actos jurídicos y
económicos de los hombres y de los Estados” (Núñez, 1999). Son parte esencial del
acervo nacional y por eso se mantienen bajo la custodia de las autoridades desde el punto
de vista legal y material.
Existen documentos de índole personal o particular, concebidos por una persona natural
o institución privada como parte de su historia de vida o su accionar y los llamados
documentos de gestión que se generan como parte de los trámites administrativos de
cualquier entidad, del sistema empresarial o de la administración pública. Algún
subconjunto de estos documentos puede convertirse; por el valor de la información que
contienen; en parte de nuestra historia y por ende de nuestro patrimonio; incluso pueden
surgir como documentos de valor permanente; de ahí la importancia que reviste su
adecuado tratamiento y protección.
Cuba posee una amplia tradición en la preservación de documentos, avalada por 11
disposiciones jurídicas emitidas durante la etapa colonial y 16 antes de enero de 1959.
Luego del triunfo de la revolución fueron emitidas otras 4 disposiciones legales; entre
ellas, la Ley No. 714 de 22 de enero de 1960, que tenía el fin de facilitar el desenvolvimiento, desarrollo e incremento de los fondos y colecciones del Archivo Nacional. La transformación de la sociedad cubana, sus avances científico técnicos y el
desarrollo de la archivística contemporánea, obligaron a actualizar esta normativa con la
aprobación del Decreto-Ley No. 221, del 8 de agosto del 2001, mediante el cual se
constituyó el Sistema Nacional de Archivos. En abril del 2009, se aprobaron las disposiciones generales para la protección del Patrimonio Documental de la Nación y las normas y principios que rigen la Gestión Documental en el territorio nacional, mediante
el Decreto-Ley No 265.
A veinte años de constituido el Sistema Nacional se hizo necesario la aprobación de unas nuevas disposiciones que estuvieran en consonancia con la aprobación de la Política para el proceso de perfeccionamiento iniciado en el 2019. En tal sentido el pasado año 2020
se aprobó el Decreto Ley No. 3 que regula la protección, acceso, procesamiento, registro,
control, tramitación y gestión, y la conformación de un sistema en el que se integran la gestión documental generada por personas naturales o jurídicas estatales y no estatales.
Por otra parte, desde el año 2006 y como parte del proceso de institucionalización del
país, y cumpliendo indicaciones del General de Ejército Raúl Castro se creó la Comisión
Nacional de Memoria Histórica, cuyo principal objetivo en sus inicios era detener el
deterioro, mitigar los daños y preservar la documentación conservada en los archivos y
otras instituciones afines. La Comisión estaba conformada por las principales instituciones consideradas reservas fundamentales del patrimonio documental en todo tipo de soporte; a saber: el Archivo Histórico Nacional, el Instituto de Literatura y Lingüística, la Biblioteca Nacional José Martí, el Instituto de Historia de Cuba; el Instituto Cubano de Artes e Industrias Cinematográficas; el Instituto Cubano de Radio y Televisión; el Consejo Nacional de Patrimonio Cultural; entre otros.
A partir del 2017, a propuesta de Miguel Díaz-Canel Bermúdez, en su condición de
Primer Vicepresidente y tomando en consideración los aspectos técnico-metodológicos de la gestión documental; reconocidos como indispensables para el ejercicio transparente
y la rendición de cuentas de un buen gobierno, se integran a la Comisión, los Sistemas
Institucionales de Gestión Documental y Archivo de los Órganos y Organismos de la
Administración Central. Esta decisión fue refrendada en el 2019 con la aprobación de la
Política para el perfeccionamiento del Sistema Nacional de Archivos, que cambió su
denominación por Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos en
correspondencia con la aprobación del Programa Priorizado Nacional para la Memoria
Histórica , que tiene la misión de promover la conservación y difusión del Patrimonio
Documental de la Nación cubana, evaluar el avance en la conservación de la memoria
histórica de la nación y el perfeccionamiento de los sistemas institucionales de gestión
documental y archivos de la administración pública, todo ello con una visión de país al
mandatarse por el Decreto Ley No. 3 que se crearan en todos los territorios con sus
máximos representantes del gobierno al frente, las Comisiones provinciales y municipales
de Memoria Histórica.
El redimensionamiento del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos y la
implementación de la política gubernamental para el perfeccionamiento de esta actividad
en el país, imprimió un fuerte impulso a la organización y el buen funcionamiento del
Programa Nacional de Memoria Histórica.
Fue aprobado el paquete de normas jurídicas que dio fuerza legal a las normas y
regulaciones en materia de gestión de archivos; compuesto por el Decreto-Ley No.3/2020
“Del Sistema
Nacional de Gestión Documental y Archivos”; el
DecretoNo.7/2020“Reglamento del Sistema Nacional de Gestión Documental y
Archivos” y sendos Lineamientos Generales para la Conservación Documental y para la
Digitalización de Documentos, respectivamente.
Mediante el Decreto-Ley No.3/2020, fue oficializada la Dirección de Gestión
Documental y Archivos, del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, que
como parte del proceso de perfeccionamiento del organismo se restableció como órgano rector estatal del Sistema Nacional para regular metodológicamente y controlar la
actividad en el país y ejerce además las funciones de Secretaría del Programa Nacional
de Memoria Histórica.
Se reconoce a la Comisión Nacional de Memoria Histórica como el órgano de
coordinación del Sistema Nacional. A partir de ese momento esta Comisión extendió su
representación a cada territorio, donde se crearon las Comisiones Provinciales y del
Municipio Especial Isla de la Juventud, así como las Comisiones Municipales. La
Comisión Nacional está presidida por el Presidente de la República y el Primer Ministro
y en cada territorio la presiden los Gobernadores a nivel provincial y los Intendentes a nivel de municipio.
La reciente actualización de la legislación archivística ha sido un punto de inflexión
importante para la legitimidad de los procesos asociados a la gestión y preservación
documental, pues sanciona mediante su articulado los procedimientos para la gestión
documental de los sistemas institucionales; hace referencia a las aplicaciones informáticas
y la administración de documentos electrónicos; a la superación y capacitación del capital humano; a la seguridad y salud de los trabajadores de archivos y por primera vez se
describen los diferentes tipos de daños que pueden sufrir los documentos; se precisan las
responsabilidades penales por causar estos daños y se definen las penalidades a imponer
en esos casos.
Para medir la efectividad del Programa Nacional de Memoria Histórica se diseñaron
metas e indicadores a alcanzar hasta el año 2030. Entre las líneas priorizadas a examinar
aparecen la implementación de las nuevas disposiciones jurídicas; la creación de
capacidades de preservación y gestión de la información en sistemas y aplicaciones
informáticas con garantías de veracidad y preservación; la valoración de los programas
de formación, capacitación y superación de los recursos humanos en materia de gestión
documental y archivo; la promoción de exposiciones, jornadas de puertas abiertas y
difusión en la WEB y redes sociales; la puesta en marcha de acciones que garanticen
calidad de vida laboral en esta profesión con el mayor confort y salud; la ejecución de los
recursos financieros planificados para la conservación del Patrimonio Documental; entre
otras.
Para su control el Programa Nacional se subdividió en 7 Sub Programas que responden
esencialmente a los aspectos más sensibles de la gestión y preservación documental y a
partir del 2020 se incluyó el Subprograma para la Preservación de la Documentación
Generada Durante el Enfrentamiento y Control a la COVID-19. Cada uno de ellos ha sido
chequeado mediante rendición de cuentas frente a la Comisión Nacional de Memoria
Histórica con una periodicidad mensual.
De esta estrategia se aprecian a día de hoy resultados tangibles que permiten medir los
niveles de cumplimiento de los objetivos del Programa Nacional.
Desde la incorporación de los Sistemas de Gestión Documental al Programa en el año
2017 han rendido cuenta de su trabajo más de 25 instituciones y entidades nacionales,
tales como la Contraloría General de la República, la Fiscalía General, el Tribunal
Supremo Popular, los Ministerios de la Agricultura, Cultura, Transporte, Salud Pública,
Finanzas y Precios, Relaciones Exteriores, Justicia, Comunicaciones, Economía y
Planificación, Fuerzas Armadas Revolucionarias, Trabajo y Seguridad Social, el Instituto Cubano de Radio y Televisión, la Aduana General de la República, la Oficina Nacional de Estadística e Información; entre otras.
De igual forma las entidades con documentación patrimonial como el Archivo Nacional y los Archivos Provinciales de Ciego de Ávila y Las Tunas; la Biblioteca Nacional; el
Instituto de Historia de Cuba; la Oficina de Asuntos Históricos; el Instituto Cubano de
Artes e Industrias Cinematográficas y el Centro de Información para la Prensa, han
rendido cuentas de su gestión ante la Comisión Nacional de Memoria Histórica.
Hasta el momento todas las provincias del país a excepción de La Habana y Artemisa
tienen constituidas sus Comisiones Provinciales de Memoria Histórica e incluso Pinar del Río, Camagüey, Villa Clara, Granma y Sancti Spíritus ya han rendido cuentas de sus
actividades. De un total de 141 municipios (descontando los pertenecientes a La Habana
y Artemisa), 79 han nombrado sus Comisiones Municipales; lo cual ha incidido en la
consolidación del funcionamiento de los Sistemas Institucionales de Archivos en los
organismos de los territorios y una mayor incidencia en la asesoría y control de los
Archivos Históricos.
Más de 30 organismos se encuentran en proceso de implementación de su sistema
institucional de gestión documental y se continúa potenciando esta actividad en las
Organizaciones Superiores de Dirección Empresarial. Todas estas acciones han estado
precedidas de un sostenido proceso de capacitación y asesoramiento, especialmente sobre
la implementación de las nuevas normas jurídicas, razón por la cual hasta la fecha se han
desarrollado más de 1940 acciones de este tipo en todo el país.
La comunicación ha sido un factor decisivo para dar a conocer la labor de los especialistas
y trabajadores vinculados a la labor de conservación del patrimonio documental de la
nación y posicionar al Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos como
referente para garantizar el acceso a la información de calidad y la transparencia en la
gestión administrativa. En ese sentido en los últimos dos años han sido notables las
intervenciones de expertos y especialistas en programas de radio y televisión nacionales
y territoriales; en conferencias de prensa y se han incrementado las publicaciones de
artículos; tanto en prensa escrita como en sus páginas digitales; sobre estos temas. Los
Archivos Históricos, las Bibliotecas Provinciales y Grupos o Departamentos de Gestión
Documental y Archivos han utilizado las redes sociales para fortalecer sus acciones de
comunicación creando nuevos perfiles de facebook y sitios web institucionales.
El Subprograma de recuperación de la documentación sobre el enfrentamiento a la
COVID-19, surgido en 2020, identificó más de 1 510 291 documentos generados en
diversos soportes y tipologías documentales por los diferentes Sub Grupos del Programa
Nacional de Memoria Histórica, que evidenció la transparencia en la gestión de la
información vinculada a las acciones del gobierno para combatir la pandemia. El soporte
documental más utilizado fue el digital y se hizo un amplio uso de las redes sociales,
programas radiales y televisivos, para la difusión de dichas acciones.
El Programa Nacional de Memoria Histórica también ha dedicado espacio a los temas
relacionados con la aplicación de las tecnologías informáticas y el trabajo con la gestión
electrónica de documentos; la cual posee ventajas indiscutibles para la gestión
administrativa, para el tratamiento y recuperación de la información, para su difusión y acceso, la conservación de la documentación, y en general para aumentar la eficacia y efectividad de los servicios archivísticos.
Aún, cuando los resultados son discretos en esa dirección, ya se encuentran en utilización
10 sistemas y aplicaciones informáticas en 13 Organizaciones. La Oficina de Asuntos
Históricos de la Presidencia introdujo el proyecto XABAL ARKHEIA en su versión 2.0,
para el procesamiento de sus fondos documentales y diversos organismos comenzaron a implementar sistemas de gestión de archivos, en diferentes plataformas, entre los que se encuentran AVILADOC PRO, PAPYRUS, EXCRIBA, DATAOFIC, SIREC; así como el sistema creado por la Empresa DATYS y la plataforma informática contratada con la
Empresa XETID.
La red nacional de Archivos Históricos se encuentra conectada a la VPN gestionada por
el Archivo Nacional, al igual que 6 de las 16 Bibliotecas provinciales del país.
Para fines del 2020 se habían digitalizado un total de 591 837 documentos y colecciones
en las entidades con documentación patrimonial y de un total de 40 organismos, 9 de ellos reportaron avances en esa actividad.
En los últimos tres años, los recursos financieros planificados por los sistemas
institucionales de gestión documental para la conservación de su patrimonio, ha ejecutado
un monto total de 167 792 105 para la adquisición de equipos informáticos.
Otros recursos se han destinado al mantenimiento y construcción de instalaciones, como por ejemplo, las nuevas sede del Archivo Histórico Provincial de Santiago de Cuba, la
del Archivo Central del CITMA y de los OSDES BIOCUBAFARMA y AZCUBA. Se han realizado mantenimientos constructivos en 4 archivos históricos, destacándose entre
ellos el de Sancti Spíritus y Cienfuegos que se encuentra inmerso en un mantenimiento
constructivo total y otras 15 instituciones realizaron estas acciones a sus archivos
centrales, destacándose entre ellas todas las entidades que conforman el Sistema
Institucional de la Cultura. En la provincia de Guantánamo se reportaron gastos por
acciones de reparación en 8 museos del territorio.
La sostenibilidad del Programa Nacional de Memoria Histórica se ha apoyado en la
industria nacional para garantizar los insumos y materiales indispensables para las
actividades de archivo. Para el cierre del 2020, las OSDES GELECT y GEMPIL aseguraron la entrega de 64 mil 956 productos; como confecciones, guantes domésticos,
cajuelas, cordeles de algodón y sobres; aunque la demanda supera aún la oferta de estos
productos.
Un trabajo continuado en la preparación y formación de los recursos humanos constituye
uno de los pilares esenciales para el sostenimiento y perfeccionamiento del sistema
institucional de gestión documental y archivos; de manera que la consciente formación
de especialistas y técnicos y la elevación del nivel de graduados en la especialidad,
contribuyan a empoderar el trabajo de los archivos y los archiveros. En el curso escolar
2019-2020 se graduaron 241 Técnicos Medios en Gestión Documental de 8 provincias
del país y para el año 2021 se encuentran matriculados 491 estudiantes; 140 más que el
curso anterior.
La Facultad de Conservación del Instituto Superior de Arte de La Universidad de Habana,
concluyó en el 2020 el curso lectivo de la Maestría en Conservación del Patrimonio
Cultural, la cual incluye; por primera vez; un módulo en Gestión Documental.
La Escuela Ramal del CITMA, en coordinación con la Dirección de Gestión Documental
y Archivos continúa trabajando en el diseño de un nuevo Diplomado en Gestión
Documental y al cierre del año 2020 existían en todo el Sistema Nacional 192 Máster y 26 Doctores en Ciencias; cifra aún insuficiente, pero alentadora.
Las acciones de empoderamiento de los gestores documentales y archivistas en el país
incluyen además un programa de garantía de calidad de vida laboral que permite el
desarrollo de las actividades en esta profesión con el mayor confort y salud posibles. Se
ha puesto en marcha el Programa de Atención a los Impactos de Ambientes de Archivo
en la Salud de los Trabajadores, de manera que hasta el 2020 existían más de 6 mil 260
trabajadores integrados a un sistema organizado para la atención médica en ambientes de archivos y para esa fecha también culminó el estudio sobre Riesgos Laborales y Salud Ocupacional.
Transcurridos los primeros 15 años de su creación, el Programa Nacional de Memoria
Histórica continúa trabajando en la identificación de los problemas, obstáculos o
insuficiencias por superar, en función de crear; desde la gestión documental; instituciones
eficaces y transparentes con capacidad para rendir cuentas y tomar decisiones
participativas, que respondan a las necesidades de acceso a la información pública. Anima una cultura de la gestión documental entre las instituciones, los gestores documentales y los directivos de las entidades y trabaja intensamente en la creación de mejores condiciones para el crecimiento del capital humano que contribuyan a su empoderamiento dentro de la sociedad.
En fecha reciente, y como parte del proceso continuo de perfeccionamiento y adecuación
del Programa de Memoria Histórica, se reorganizaron los subprogramas de trabajo en
función de su efectividad y en consonancia con los principales objetivos del Programa,
para ser chequeados con periodicidad trimestral.
Con innumerables desafíos por superar aún, el Sistema Nacional de Gestión Documental
y Archivos, exhibe disposiciones legales renovadas que favorece el avance y el logro de
resultados alentadores en su estrategia, y obliga a mantener una alta responsabilidad por
preservar todo ese patrimonio para el futuro.
Elevar la conciencia y la cultura archivística en todas las instituciones, organismos,
entidades y la sociedad en general es un gran combate que hay que enfrentar cada día y
que requiere de conocimientos, sensibilidad y actitud ética para reconocer al acervo
documental de nuestra nación como soporte de su continuidad histórica.
El patrimonio documental es uno de los pilares de la construcción y reafirmación de la
identidad cultural y forma parte de los tesoros de la nación. Junto a la conservación del
patrimonio documental que heredamos, la protección y tratamiento de la documentación
más reciente es igualmente imprescindible. Ese es el propósito esencial e inestimable del
Programa Nacional de Memoria Histórica; un proyecto activo, vigoroso, con desafíos
enormes y con muchas aspiraciones por cumplir.
Bibliografía Consultada
Decreto-Ley No.3/2020, “Del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la
República de Cuba”, de fecha 20 de febrero de 2020.
Decreto No.7/2020, “Reglamento del Sistema Nacional de Gestión Documental y
Archivos de la República de Cuba”, de fecha 4 de junio de 2020.
Resolución 201/2020, de la Ministra del CITMA, “Lineamientos generales para la
conservación de las fuentes documentales de la República de Cuba”, de fecha 10 de julio
de 2020.
Resolución 202/2020, de la Ministra del CITMA, “Lineamientos generales para la
digitalización de las fuentes documentales de la República de Cuba”, de fecha 10 de julio
de 2020.
Programa Nacional de Memoria Histórica. Ministerio de Ciencias Tecnología y Medio
Ambiente. (2020)
Informe de Balance del Programa Nacional de Memoria Histórica. Dirección de Gestión
Documental y Archivos, Ministerio de Ciencias Tecnología y Medio Ambiente. (2020)