La Gestión Documental y los Archivos en Cuba

Actividad de Gestión Documental y Archivos

La Gestión Documental atiende la planificación, manejo y organización de los documentos que se generan y reciben por las entidades, así como las formas de gestión no estatal, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Esta actividad garantiza el control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso, disposición y preservación de documentos de archivos, incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de las entidades.

¿Por qué es importante la Gestión Documental?

Una eficiente gestión documental es la base de un gobierno transparente y una administración eficaz. Aseguramos que cada documento, ya sea físico o digital, se gestione con responsabilidad, desde su origen hasta su destino final, resguardando los derechos de los ciudadanos y la historia de la nación.

Dirección General de Gestión Documental y Archivos: Garantizando la Memoria Histórica y la Transparencia de la Nación

La Dirección General de Gestión Documental y Archivos es el órgano rector del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba. Se encarga de dirigir, normar y controlar la gestión de los documentos y archivos en todo el país, desde su creación hasta su preservación permanente, asegurando así la información veraz para la toma de decisiones, la rendición de cuentas y la protección del valioso Patrimonio Documental de la Nación.

El Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos: Preservando la Memoria Colectiva de la Nación

El Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos es el mecanismo de integración que articula y promueve una cultura archivística unificada en todo el país. Su objetivo fundamental es el desarrollo armónico de las instituciones que lo conforman, para lograr una mayor eficacia en la gestión y preservación del Patrimonio Documental de la Nación, aplicando principios, normas y métodos comunes.

El Sistema Nacional está integrado por el Archivo Nacional de la República de Cuba, los archivos históricos provinciales y municipales, demás archivos históricos; los sistemas institucionales que comprenden sus archivos centrales, sus secciones, los de gestión u oficina, los especiales y los especializados; así como los personales y particulares.

Para su óptimo funcionamiento, el Sistema cuenta con órganos de coordinación y asesoría:

Comisión Nacional de Memoria Histórica: Órgano de coordinación del Sistema Nacional. Coordina las estrategias para la protección del patrimonio documental, aprueba planes prioritarios y moviliza recursos. Está integrada por representantes de las principales instituciones patrimoniales del país.

Comisiones de Valoración Documental (Nacional, Provinciales y Centrales): Son órganos asesores colegiados encargados de analizar y determinar el valor de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, conservación permanente o eliminación de documentos, a través de las Tablas de Plazos de Retención Documental.

Entidades que conforman el Sistema Nacional:

Entidades Patrimoniales

• Archivo Nacional de la República de Cuba (www.arnac.cu)
• Consejo Nacional de Patrimonio Cultural
• Biblioteca Nacional “José Martí”
• Museo Nacional de la Música
• Instituto de Historia de Cuba
• Oficina de Asuntos Históricos
• Instituto de Literatura y Lingüística “José Antonio Portuondo Valdor”
• Instituto Cubano del Arte e Industria Cinematográficos
• Instituto Cubano de Radio y Televisión
• Centro de Información para la Prensa (www.cip.cu)

Red de Archivos Históricos

Archivo Histórico Provincial de Pinar del Río

Archivo Histórico Provincial de Matanzas

• Archivo Histórico Municipal de Colón
• Archivo Histórico Municipal de Cárdenas

Archivo Histórico Provincial de Villa Clara

• Archivo Histórico Municipal de Remedios

Archivo Histórico Provincial de Cienfuegos

Archivo Histórico Provincial de Sancti Spíritus

• Archivo Histórico Municipal de Cabaiguán
• Archivo Histórico Municipal de Trinidad

Archivo Histórico Provincial de Ciego de Ávila

Archivo Histórico Provincial de Camagüey

• Archivo Histórico Municipal de Florida
• Archivo Histórico Municipal de Nuevitas
• Archivo Histórico Municipal de Guáimaro

Archivo Histórico Provincial de Las Tunas

Archivo Histórico Provincial de Holguín

• Archivo Histórico Municipal de Banes

Archivo Histórico Provincial de Granma

• Archivo Histórico Municipal de Manzanillo
• Archivo Histórico Municipal de Niquero
• Archivo Histórico Municipal de Jiguaní

Archivo Histórico Provincial de Santiago de Cuba

• Archivo Histórico Municipal de San Luis
• Archivo Histórico Municipal de Songo La Maya
• Archivo Histórico Municipal del Tercer Frente

Archivo Histórico Provincial de Guantánamo

• Archivo Histórico Municipal de Baracoa
• Archivo Histórico Municipal de la Isla de la Juventud

Sistemas Institucionales

• MINCULT
• MINCEX
• MINTUR
• MINCIN
• MINSAP
• MINDUS
• MFP
• MINED
• MINEM
• MINCOM
• MICONS
• MINJUS (www.minjus.cu)
• MITRANS
• MTSS
• MEP (www.mep.gob.cu)
• MINAG
• MES
• CITMA
• ONEI
• INOTU
• BCC
• INRH
• INDER
• AGR
• BioCubaFarma (www.biocubafarma.cu)
• AZCUBA
• ANPP (www.parlamentocubano.gob.cu)
• FGR
• CGR
• TSP
• MINREX
• FAR
• MININT

Un Compromiso con el Futuro

El Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos es más que una estructura normativa; es un compromiso del Estado Cubano con la transparencia, la eficiencia administrativa y la preservación de nuestra identidad nacional para las generaciones presentes y futuras. Trabajamos cada día para que la historia de Cuba esté debidamente protegida y accesible.

Si desea conocer más sobre el funcionamiento del Sistema Nacional o conocer las normativas vigentes, explore la zona de descargas. (enlace) o visite el directorio (enlace) para contactar con la Dirección General de Gestión Documental y Archivos.

 

Programa Sectorial de Gestión Documental y Archivos

Jefa del Programa:  Dr.C. Sofía Flavia Borrego Alonso

Objetivos

1. Desarrollar investigaciones vinculadas a la preservación de documentos y colecciones de datos de valor para los productores y para la sociedad cubana.
2. Desarrollar investigaciones en temas relacionados con la práctica archivística, la protección del medio ambiente y de seguridad y salud de los trabajadores implicados en la actividad de gestión documental.
3. Apoyar el proceso de transformación digital a partir de acciones encaminadas a la creación, captura, preservación y acceso a evidencia documental de calidad.
4. Crear tecnologías, normas, procedimientos, productos, para potenciar la funcionalidad en la gestión documental y archivística.

Proyectos

• Un nuevo método de diagnóstico del estado de conservación de mapas y planos con valor patrimonial. Jefa del proyecto: MSc. Isbel Vivar González
• Marco para la gestión documental en el escenario de la transformación digital en Cuba. Jefe del proyecto: Dr.C. Jorge del Castillo Guevara
• Esclavitud, racismo y sociedad: múltiples visiones. (Cuba, siglos XIX y XX). Jefa de este proyecto es la Dra.C. Yolanda Caridad Díaz Martínez
• Diversidad y distribución fúngica en el ambiente de archivos cubanos: Su impacto en la conservación de los acervos y la salud humana. Jefa del proyecto Dra.C. Sofía Flavia Borrego Alonso.
• Evaluación de la microbiota ambiental en archivos y su impacto en la salud de los trabajadores. Jefe del proyecto: Dr. Omar Herrera Barrios