Este proceso de categorización se rige por:

• Decreto-Ley 104 de 1988 sobre el personal dedicado a la investigación científica.
• Decreto 146 de 1988, Reglamento del Decreto-Ley 104.
• Instrucción No.1 del 2013, (donde aparecen, entre otros, todos los modelos que se deben llenar para la conformación del expediente de investigador).

El proceso es anual y no es necesaria una plaza de investigador para categorizarse solo cumplir con los requisitos para cada categoría en particular

Tampoco es necesario comenzar por la primera categoría, se puede optar por cualquiera de ellas siempre que se cumplan los requisitos, una vez obtenida una categoría hay que transitar por la siguiente. 

Aspectos generales

• Los modelos que conforman el expediente deben llenarse en la computadora.
• el expediente debe estar bien empalmado para evitar extravío de documentos o cambios de posición de estos, además del uso de separadores.
• el expediente debe traer en la presentación el nombre y apellidos, carné de identidad, profesión, dirección particular, la institución a la cual pertenece el profesional, firma del profesional y teléfonos o correos electrónicos.
• la documentación debe tener un orden consecutivo y las páginas deben estar foliadas según los modelos que se incluyen.
• el profesional que aspira a categorizarse debe tener el visto bueno de la dirección de su institución (solicitud escrita) e incluir carta del Director que autoriza la presentación del expediente.

El proceso consta de varios momentos:

• identificación por parte de las instituciones de los posibles profesionales a categorizar.
• preparación de los expedientes y revisión de estos por parte de la institución.
• aprobación por parte de la dirección de la institución de los profesionales que se van a categorizar (constancia escrita de la aprobación).
• entrega de expedientes a presidentes o secretarios de los tribunales. La entrega debe  

llevarse a cabo por la persona responsable del proceso en cada institución.

• análisis de los expedientes por parte de los tribunales. (cuando se rechazan los

     expedientes en el tribunal se devuelven a las instituciones)

• análisis por parte de la Comisión Nacional (CITMA) para Investigadores auxiliares y titulares.
• información de los resultados del proceso y entrega de los certificados o cartas de

rechazo según el caso.

• entrega a la Comisión Nacional de Carta de inconformidad con el resultado del proceso y los documentos probatorios para la reclamación en los quince días posteriores a recibir la notificación.